Datenschutzerklärung

Dieses Portal dient der Vorbereitung Ihrer tomedo-Installation. Wir verarbeiten dabei ausschließlich die Daten, die für dieses Onboarding erforderlich sind.

1. Verantwortlicher

praxisANSATZ GmbH · Bermestraße 61 · 48167 Münster
Geschäftsführer: Alexander Straub
E-Mail: hello@praxisansatz.de · Telefon: +49 2506 920300

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen einer Bestellpflicht nach § 38 BDSG liegen nicht vor. Anfragen zum Datenschutz richten Sie an support@praxisansatz.de.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name und E-Mail-Adresse der von Ihnen benannten Ansprechpartner:innen (für den Anmelde-Link).
• Onboarding-Daten: Angaben, die Sie in den Bausteinen eintragen (u. a. Praxis-/Betriebsstättendaten, Nutzerlisten, Abrechnungs-/Bankdaten wie IBAN/BSNR/LANR, hochgeladene Dateien).
• Bestätigungsangaben: Name und Funktion der Person, die eine verbindliche Bestätigung abgibt (z. B. Abschluss eines Vorbereitungs-Abschnitts, Bestätigung einer Zusatzleistung) — zur Nachvollziehbarkeit, wer bestätigt hat.
• Zugangsdaten im Tresor: von Ihnen hinterlegte Passwörter/Dateien — Ende-zu-Ende verschlüsselt für die Sicherheitsschlüssel unseres Teams; der Server kann sie nicht lesen.
• Technische Protokolldaten: zur Absicherung des Betriebs (z. B. Zeitpunkt der Anmeldung).

3. Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und Durchführung unseres Vertrags mit Ihrer Praxis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung damit verbundener Pflichten und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Besonders sensible Praxisdaten werden ausschließlich zweckgebunden für die Installationsvorbereitung genutzt.

4. Auftragsverarbeiter und Speicherort

Die Anwendung und die Datenbank werden auf Servern in Deutschland betrieben.

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland) — Rechenzentrum in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• E-Mail-Versand (Anmelde-Links, Benachrichtigungen): Resend (Resend, Inc., USA) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln (Art. 28, Art. 46 DSGVO). Übermittelt werden nur die E-Mail-Adresse der empfangenden Person sowie der Nachrichtentext (Anmelde-Link / Hinweis) — keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt.

5. Verschlüsselung

Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt. Besonders sensible Felder werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert; die Tresor-Zugangsdaten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt (Zero-Knowledge).

6. Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung. Es findet kein Tracking und keine Analyse statt.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Onboardings und der Vertragsbeziehung. Nach Abschluss bzw. auf Ihren Wunsch löschen wir den zugehörigen Arbeitsbereich vollständig — einschließlich Baustein-Inhalten, Tresor-Einträgen und hochgeladenen Dateien. Anmelde-Links sind nur begrenzte Zeit gültig und einmal verwendbar.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an support@praxisansatz.de.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

9. Transparenz: Wer kann was lesen?

Die vorherigen Abschnitte beschreiben, was wir verarbeiten und wo. Diese Übersicht beantwortet die praktische Frage dahinter: Wer kann die Angaben aus Ihrer Vorbereitung tatsächlich lesen — Sie selbst, unser Team, oder niemand außer der lesenden Person? Der Schutz ist nicht überall gleich, deshalb unterscheiden wir bewusst nach Datenart.

a) Zugangsdaten im Tresor

Passwörter und Zugänge zu Ihren Systemen, die Sie im Tresor hinterlegen (z. B. Router-Login, WLAN-Passwort).

• Ihre Praxis: Sie tragen den Eintrag einmalig ein. Aus Schutzgründen zeigen wir ihn danach nicht mehr an — auch Ihnen selbst nicht.
• Ihr praxisANSATZ-Team: kann ihn entschlüsseln — mit den persönlichen Sicherheitsschlüsseln der zuständigen Teammitglieder sowie einem einzelnen versiegelten Notfall-Schlüssel in unserem Safe, falls kurzfristig niemand aus dem Team erreichbar ist.
• Der Server: Vom Eintrag selbst landet auf dem Server nur unlesbarer Chiffretext — entschlüsselt wird ausschließlich lokal bei uns. Lesbar bleiben dort die Angaben rund um den Eintrag: Bezeichnung, Dateiname, Dateiart, Größe, Zeitpunkt, wer ihn angelegt hat und zu welchem Vorbereitungs-Punkt er gehört. Wählen Sie bei heiklen Inhalten deshalb eine neutrale Bezeichnung.

b) Besonders geschützte Einzelangaben (z. B. IBAN, BSNR, LANR)

• Ihre Praxis: sieht die eigenen Angaben im Portal, wie eingetragen.
• Ihr praxisANSATZ-Team: sieht sie im Portal, wenn es für Ihre Installation zuständig ist.
• Der Server: Wird verschlüsselt gespeichert, lesbar nur für Ihr praxisANSATZ-Team. Genauer: Die Anwendung entschlüsselt die Angabe, um sie Ihnen (Ihre eigenen Angaben) und den zuständigen Team-Mitgliedern anzuzeigen — niemandem sonst; eine andere Praxis sieht sie nie. Anders als beim Tresor ist das Verschlüsselung im Ruhezustand, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

c) Übrige Angaben aus Ihrer Vorbereitung

Zum Beispiel Praxisdaten, Nutzerlisten oder Terminwünsche.

• Ihre Praxis: sieht die eigenen Angaben.
• Ihr praxisANSATZ-Team: sieht sie im Portal, wenn es für Ihre Installation zuständig ist.
• Der Server: speichert sie ohne zusätzliche Feldverschlüsselung in der Datenbank — geschützt durch Mandantentrennung: Ihr Arbeitsbereich ist ausschließlich über Ihr eigenes Konto, die zuständigen Team-Mitglieder und unsere Administrator:innen erreichbar, für keine andere Praxis sichtbar.

d) Hochgeladene Dateien und Fotos

• Ihre Praxis: lädt die Datei hoch; bei einem Foto anstelle einer Eingabe und dem unterschriebenen Schulungsprotokoll gilt wie beim Tresor: nach dem Hochladen nicht mehr einsehbar — behalten Sie bei Bedarf eine eigene Kopie.
• Ihr praxisANSATZ-Team: sieht sonstige Dateien (z. B. Briefkopf, Logo, Netzwerk-Skizze) im Portal; ein Foto anstelle einer Eingabe sowie das unterschriebene Schulungsprotokoll entschlüsselt es wie einen Tresor-Eintrag mit dem Sicherheitsschlüssel des Teams.
• Der Server: speichert sonstige Dateien in einem zugriffsgeschützten Bereich und prüft sie beim Hochladen auf Schadsoftware; Backups dieser Dateien werden verschlüsselt. Von einem Foto anstelle einer Eingabe und vom Schulungsprotokoll sieht er — wie beim Tresor — den Inhalt nur als unlesbaren Chiffretext; die Angaben rund um die Datei (Dateiname, Dateiart, Größe, Zeitpunkt, wer sie hochgeladen hat und zu welchem Punkt sie gehört) bleiben für uns lesbar.

Der Notfall-Zugang

Es gibt einen seltenen vierten Fall. Wenn niemand aus dem zuständigen Team erreichbar ist und ein Zugang dringend gebraucht wird, können wir Tresor-Einträge mit einem versiegelten Notfall-Schlüssel aus unserem Safe öffnen.

Das gilt nur für die verschlüsselten Inhalte: Ihre Tresor-Einträge sowie Fotos und unterschriebene Schulungsprotokolle. Für Ihre übrigen Angaben gibt es keinen Notfall-Weg — die liest Ihr zuständiges Team ohnehin im Portal.

Der Notfall-Schlüssel liegt versiegelt im Safe; beim Öffnen folgen wir einem festen Ablauf. Der Abruf des Eintrags aus dem Portal wird protokolliert — mit Zeitpunkt, handelnder Person und betroffenem Eintrag. Fragen Sie uns jederzeit, ob dieser Weg für Ihre Praxis genutzt wurde.

Wo Ihre Daten liegen

Datenbank und Dateien liegen bei unserem Hosting-Partner Hetzner in Deutschland (siehe § 4). Backups werden verschlüsselt erstellt und nach unserem dokumentierten Betriebsablauf geführt.

Zugriff unseres Teams

Der Zugang zum Tresor ist nicht geteilt, sondern an einzeln zugeordnete Sicherheitsschlüssel gebunden — jedes Teammitglied entschlüsselt nur mit dem eigenen. Verlässt jemand das Team oder wechselt die Zuständigkeit, sperren wir den Zugang dieser Person; neue Tresor-Einträge werden nicht mehr an diesen Schlüssel verschlüsselt, und vorhandene Einträge werden nach einem dokumentierten Ablauf neu verschlüsselt. Für die übrigen Datenklassen gilt: Zugriff haben die Teammitglieder, die für Ihre Installation zuständig sind, sowie unsere Administrator:innen — über einen von anderen Praxen getrennten Arbeitsbereich.

Zugang per Anmelde-Link

Sie melden sich nicht mit einem Passwort an, sondern über einen Link, den wir Ihnen per E-Mail schicken. Das erspart Ihnen ein weiteres Passwort — bedeutet aber auch: Wer Zugriff auf das hinterlegte E-Mail-Postfach hat, kann diesen Link verwenden. Ein Link ist nur einmal gültig und nur begrenzte Zeit aktiv; einen neuen fordern Sie jederzeit selbst an. Ihre Anmeldung bleibt bestehen, solange Sie das Portal nutzen — nach 30 Tagen ohne Nutzung melden Sie sich neu an. Für den Passwort-Tresor verlangen wir immer eine frische Anmeldung (innerhalb von 8 Stunden).

Damit Sie unsere Mails erkennen: Anmelde-Links und Einladungen kommen immer von einer @praxisansatz.de-Adresse und im gleichbleibenden Design (Betreff z. B. „Ihr Anmelde-Link – praxisANSATZ Portal" oder „Ihr Zugang zum praxisANSATZ Portal") — wir fragen darin nie nach Passwörtern oder Zahlungsdaten. Wirkt eine Mail dennoch ungewöhnlich, rufen Sie uns lieber kurz an. Wer lieber gar nicht auf Mail-Links klickt: Wir füllen Ihre Vorbereitung auch gern gemeinsam mit Ihnen am Telefon aus.

Stand: 7. Juli 2026 · Impressum